Tùy theo nhu cầu, chi phí và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình loại máy chấm công phù hợp. Nhưng hơn hết máy chấm công vân tay được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất so với các loại máy chấm công bằng thẻ giấy hoặc thẻ cảm ứng.
Máy chấm công hiện nay được rất nhiều các doanh nghiệp tin dùng, vì nó giúp tối thiểu hóa các hoạt động quản lý nhân sự bằng giấy tờ rườm rà, đặc biệt đối với các công ty, xí nghiệp có nhiều nhân viên.
Trong quá trình sử dụng máy chấm công các doanh nghiệp cần bảo trì định kỳ và sửa chữa ngay khi máy có sự cố để đảm bảo không bị ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Bạn có thể liên hệ sửa máy chấm công quận 3 để có thể khắc phục sự cố nhanh chóng
Hướng dẫn chấm công vân tay đúng cách
Khi sử dụng máy chấm công vân tay, thường có tình trạng chấm công đến 2,3 lần vẫn chưa thành công. Điều này tùy thuộc vào vân tay của mỗi người nhiều hay ít, đậm hay nhạt … nhưng để khắc phục tình trạng này thì các cán bộ nhân viên phải đặt ngón tay theo đúng cách.
Để chấm công nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian cho những người còn lại thì hãy nhớ cách đặt vân tay đúng cách.
Sau đây là một số cách đặt vân tay mà chúng ta thường xuyên làm, nhưng như vậy là chưa đúng, nên máy chấm công không thể nhận dạng được :
Hướng dẫn cài đặt chấm công đúng cách
Bước 1: Kết nối máy chấm công với máy tính
Có hai cách kết nối máy chấm công với máy tính, đó là kết nối bằng dây mạng cổng TCP/IP và kết nối máy chấm công bằng mạng LAN. Trong đó thì cách kết nối máy chấm công với máy tính bằng dây mạng là cách nhanh chóng và đơn giản hơn cả.
Để máy chấm công hoạt động được và sử dụng được phần mềm chấm công chúng ta phải thực hiện kết nối máy chấm công với máy tính qua cổng TCP/IP.
Máy chấm công vân tay ngày nay được sản xuất và thiết kế có rất nhiều loại, model khác nhau tuy khác nhau về 1 số điểm nhưng chúng đểu được hoạt động theo các kiểu kết nối sau : TCP/IP, USB, RS485, RS232....
Rất đơn giản, các bạn dùng một đoạn dây mạng có bấm đầu mạng nhé, rồi cắm một đầu vào máy chấm công và một đầu vào máy tính bạn đã cài đặt phần mềm.
Sau đó bạn tiếp tục phải thiết lập IP tĩnh cho máy. Giải sử máy chấm công có địa chỉ Ip là: 127.168.1.200 thì bạn đặt IP cho máy tính là: 127.168.1.201 hay khác với địa chỉ cuối cùng của máy chấm công là được. Bước cuối là bạn thực hiện lệnh ping xem máy tính đã thông chưa.
Bước 2: Lấy dấu vân tay cho nhân viên mới
Thao tác như sau: Từ bàn phím máy chấm công bạn ấn và giữ phím M/Ok khoảng 5 giây, bạn sẽ vào được menu của máy chấm công. Trong trường hợp máy hiển thị lên 1 chìa khóa và dòng chữ Xác nhận mật mã 1, thì bạn đặt vân tay của người được đăng ký làm quản lý trên máy chấm công.
Sau khi bạn vào được màn hình Menu chính, bạn vào mục 1.Qlý Nviên (Quản lý nhân viên) (Bấm phím M/Ok). Sau đó màn hình sẽ hiển thị như hình dưới:
Tại màn hình quản lý nhân viên, bạn vào mục Nviên mới (Nhân viên mới) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy sẽ hiển thị như hình dưới:
Tại màn hình nhân viên mới, bạn chọn mục Đ.ký V.tay (Đăng ký vân tay) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy chấm công sẽ hiển thị như hình dưới:
Tại màn hình đặt vân tay, bạn yêu cầu nhân viên mới đặt ngón tay sẽ sử dụng để chấm công vào sensor (Chỗ cảm biến vân tay, lăng kính) 03 lần (Mỗi lần sau 1 tiếng tít báo hiệu), đặt sao cho cân, chuẩn, hơi ấn vân tay vào lăng kính, khi đó máy chấm công sẽ soi được và chụp vân tay của nhân viên mới.
Sau khi đăng ký xong 1 vân tay cho nhân viên mới, bạn ấn phím M/Ok để đăng ký vân tay thứ 2 hoặc ấn phím ESC 1 lần để quay về màn hình Nhân viên mới.
Bạn di chuyển mũi tên xuống nút Đồng ký(M/<-) rồi bấm phím M/Ok, sau đó bạn bấm ESC một vài lần để thoát ra khỏi màn hình menu. Bạn cho nhân viên mới đăng ký vân tay lên máy chấm công thử chấm công xem máy đã chấp nhận chưa (Máy báo "Xin cảm ơn" là ok).
Bước 3: Thực hiện chấm công vân tay và quản lý nhân viên
Lúc này, nhân viên đã có thể bắt đầu thực hiện chấm công vân tay bình thường và dữ liệu sẽ được quản lý nhanh chóng ở phần mềm quản lý nhân sự.
Một số lưu ý khi sử dụng máy chấm công
Đăng ký vân tay thế nào cho đúng cách?
Để đăng kí vân tay bạn nên chọn ngón tay có vân tay rõ nét, không bị xước. Thông thường chọn ngón tay có hoa tay là tốt nhất. Khi đăng ký, đặt ngón tay thẳng, vân tay ép đều xuống mặt nhận vân tay, và chính diện mắt đọc của máy chấm công vân tay.
Một số sự cố khi sử dụng
1.Vân tay đã được đăng ký, sao thiết bị báo không nhận vân tay?
Nguyên nhân chính là do vị trí đặt vân tay lúc đăng ký vân tay và vị trí đặt vân tay lúc chấm công khác nhau nhiều.
Cách sử lý: đặt lại vân tay cho thẳng, tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận. Nếu vẫn không được thì đăng ký lại vân tayđó với yêu cầu lúc đăng ký,vân tay phải được đặt thẳng, ngay ngắn trên mắt nhận.đăng ký vân tay thế nào thi lúc chấm công đặt như thế.
2. Máy tính và máy chấm công vân tay không kết nối được?
Kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị. Thiết bị và máy tính phải cùng lớp địa chỉ IP và được khai báo trên phần mềm.
Mở cửa sổ lệnh run (phím tắt: logo window + R), gõ vào dòng lệnh ping 192.168.1.201 (địa chỉ IP máy chấm công). Đường truyền tốt sẽ không hiện ra dòng chữ “reply from 192.168.1.201……….”
Nếu hiện ra dòng “Request time out” thì có nghĩa là đường truyền kết nối máy tính với thiết bị bị gián đoạn. Kiểm tra hệ thống dây cáp mạng từ PC đến thiết bị và switch (nếu có).
3. Nhân viên có đi làm nhưng phần mềm không tính công?
Kiểm tra dữ liệu thô, nếu không có dữ liệu chấm công thì có nghĩa nhân viên đó không chấm công.
Xem lại mục sắp xếp lịch trình cho nhân viên.
Nếu dữ liệu thô có ghi nhận dữ liệu chấm công thì kiểm tra lại ca làm việc của nhân viên, khoảng thời gian bắt đầu và cho phép chấm công, các điều kiện đi sớm, về muộn, điều kiện bị coi là vắng mặt trong phần quy định chấm công. Đảm bảo nhân viên đi làm đúng ca, không vi phạm các quy định bị coi là vắng mặt.
4. Cần thực hiện thao tác gì trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công ?
Tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.
Thực hiện lưu trữ dữ liệu hiện tại vào một ổ đĩa khác với ổ C (nơi cài đặt window)
Sau khi cài đặt lại máy tính,phần mềm chấm công, thực hiện thao tác chọn dữ liệu từ file lưu trữ trước khi cài lại windows.
Đăng ký lại phần mềm chấm công
Bạn cần tìm công ty khắc phục và bảo trì máy chấm công uy tín?
Hãy liên hệ ngay với Cấp Tốc Việt là công ty tự tin đặt uy tín – chất lượng lên hàng đầu. Phủ sóng khắp các quận huyện trên địa bàn Tp.HCM, với đội ngũ nhân viên có tay nghề cao làm việc nhiệt tình và vui vẻ Cấp Tốc Việt chuyên sửa chữa khắc phục và bảo trì các thiết bị công nghệ như: laptop, tivi, máy lạnh, máy in, máy tính, sửa máy chấm công tận nơi quận 2,… với giá cả phải chăng minh bạch, dịch vụ nhanh chóng.
